Traitement des Salaires

Le salaire

En règle

générale, le salaire est librement déterminé par les 2 parties au moment de la signature du contrat de travail. Cependant, les salaires peuvent être impactés par 2 types d’ajustement :

• L’augmentation des minimas sociaux
• L’indexation des salaires

Le salaire minimum applicable dépend du niveau de qualification professionnelle du salarié. Pour pouvoir bénéficier du salaire social minimum pour travailleurs qualifiés, le salarié devra prouver sa qualité de salarié qualifié (par ses diplômes ou ses expériences professionnelles).

S’il existe une convention collective, le salaire applicable sera déterminé par la grille de salaire définie dans cette convention en fonction du poste et des qualifications requises pour l’occuper.

Le salaire ne peut en aucun cas être inférieur au salaire social minimum. Il est fixé à EUR 2.570,93 (indice 944,43 au 1er septembre 2023).

Salaire minimum applicable

(Salaire brut mensuel pour 40h/semaine)

Les salaires sont indexés à l’évolution du coût de la vie. Lorsque l’indice des prix à la consommation augmente ou diminue de 2,5% au cours du semestre précédent, les traitements sont en principe adaptés dans les mêmes proportions. L’employeur doit alors augmenter les salaires de l’ensemble des salariés de 2,5%.

La déclaration d’entrée

L’employeur doit affilier au CCSS tout salarié nouvellement embauché.

L’affiliation s’effectue en adressant une déclaration d’entrée au CCSS. Cette déclaration permet :

• d’affilier le nouveau salarié
• de déterminer, percevoir et recouvrer ses cotisations
• de répartir ses cotisations entre les différents organismes compétents

La déclaration d’entrée doit être effectuée pour :

• tout salarié nouvellement embauché
• tout salarié qui regagne son emploi à l’issue
– d’un congé parental à plein temps
– d’un congé sans solde pour formation
• les élèves et étudiants âgés entre 15 et 17 ans embauchés pendant les vacances scolaires (affiliés seulement à l’AAA)
• les stagiaires sous conditions

La déclaration d’entrée doit également être effectuée, dans les cas d’une société, pour :

• tout associé qui détient plus de 25% des parts sociales et qui figure comme gérant sur l’autorisation d’établissement
• les membres du CA, délégués à la gestion journalière, qui figurent comme gérants sur l’autorisation d’établissement

La déclaration d’entrée doit être effectuée auprès du CCSS dans les 8 jours qui suivent l’entrée du nouveau salarié.

Pour compléter le formulaire de déclaration d’entrée, les informations suivantes sont nécessaires :

• numéro de matricule du salarié. Si au moment de l’affiliation le salarié ne dispose pas encore de numéro d’affiliation national (matricule à 13 chiffres), joindre une copie de sa pièce d’identité en cours de validité
• nom et prénom du salarié
• adresse complète du salarié
• description précise de l’activité
• nombre d’heures de travail par semaine
• si le salarié exerce une activité manuelle ou non
• pays où l’assuré exerce son activité professionnelle
• si le salarié est détenteur de l’autorisation d’établissement, préciser si le salarié est gérant, administrateur, administrateur délégué ainsi que le pourcentage des parts détenus dans la société

La déclaration de sortie

Lorsque la personne assurée ne remplit plus les conditions d’affiliation, une déclaration de sortie doit être effectuée auprès du CCSS dans un délai de 8 jours.

L’incapacité de travail

L’employeur doit déclarer, chaque mois, les périodes d’incapacité de travail de ses salariés au CCSS :

• congé de maladie ou accident
• congé pour raisons familiales (garde d’enfant malade*1)
• congé de maternité dispense de travail pour femmes enceintes
• congé d’accueil (en cas d’adoption)
• congé d’accompagnement d’un proche en fin de vie

La Mutualité des employeurs ne peut rembourser les salaires avancés par l’employeur que si  les incapacités de travail des salariés ont été déclarées.

Les employeurs doivent payer la rémunération à leurs salariés jusqu’à la fin du mois calendaire au cours duquel se situe le 77ème jour d’incapacité de travail pendant une période de référence de 18 mois de calendrier successifs.

La personne déclarée incapable à travailler par son médecin traitant doit :

• adresser le certificat d’incapacité de travail au plus tard le 3ème jour de l’incapacité de travail
  ou de la prolongation de l’incapacité de travail à la CNS, le cachet postal faisant foi
• prévenir son employeur dès le 1er jour d’absence

Le détachement

L’employeur qui détache un salarié dans un des pays de l’Union européenne doit s’assurer que le salaire de ce dernier est au moins égal au salaire social minimum du pays où le salarié  prestera temporairement son travail.

L’employeur qui envoie un salarié à l’étranger pour des raisons professionnelles doit signaler ce détachement au préalable au CCSS (Formulaire : Demande d’attestation en cas de travail à l’étranger).
Le CCSS examine ensuite la demande et détermine si la protection sociale luxembourgeoise peut être maintenue.

Afin de pouvoir déterminer si le salarié peut rester affilié à la sécurité sociale luxembourgeoise pendant le détachement, le CCSS examine la demande de l’employeur en se basant sur la législation luxembourgeoise, la législation européenne ou les conventions bilatérales conclues par le Luxembourg, en fonction du pays du détachement.

Déclaration d’exploitation

Pour pouvoir embaucher du personnel, la société doit introduire une déclaration d’exploitation auprès du Centre Commun de la Sécurité Sociale (« CCSS ») afin de se faire immatriculer en tant qu’employeur.
Cette déclaration d’exploitation permet au CCSS d’attribuer un numéro d’immatriculation ainsi que la classe de cotisation correspondant à ses activités.

Cette déclaration doit être introduite dans les 8 jours suivant la date d’entrée du 1er salarié (*2).
Suite à cette inscription, un certificat d’exploitation sera envoyé à la société par le CCSS.

Association d’Assurance Accidents (« AAA »)

Le CCSS informe automatiquement l’AAA de l’inscription de l’employeur. Les sociétés cotisent à
l’AAA selon un taux de cotisation unique fixé chaque année par arrêté ministériel.

Cet établissement public est en charge de la prévention et de la réparation des conséquences des accidents du travail et des maladies professionnelles. L’assurance accident couvre à la fois l’accident de travail proprement dit, l’accident de trajet et la maladie professionnelle. Elle offre également un certain nombre de prestations de soins médicaux et de rentes.

Mutualité des employeurs

Le CCSS affilie également d’office la société à la Mutualité des employeurs qui détermine la  classe imposable. Les sociétés sont réparties en 4 classes de cotisation. Tout nouvel affilié cotise dans la classe 2 jusqu’à la fin de l’exercice suivant celui de son affiliation. Par la suite, la classe d’affiliation sera réévaluée chaque année en fonction du taux d’absentéisme financier des salariés au cours de l’année écoulée.

La Mutualité des employeurs prémunit ces derniers contre le coût financier que représente la  continuation du paiement des salaires aux travailleurs frappés d’une incapacité de travail,  obligation patronale dont bénéficient l’ensemble des salariés.

(*1) 12 jours par enfant âgé de 0 à 4 ans accomplis, 18 jours pour enfant de 4 ans accomplis à moins de 13 ans non accomplis, 5 jours par enfant âgé de 13 ans non accomplis à 18 ans accomplis et s’il est hospitalisé.

Lorsque les 2 parents travaillent, ils ont chacun le droit de bénéficier du congé pour raisons familiales. Il est accordé sur présentation d’un certificat médical attestant la maladie, l’accident de l’enfant, la présence obligatoire du parent près de l’enfant malade, la durée de la présence auprès de l’enfant.

(*2) A ne pas confondre avec la déclaration d’entrée qui doit être effectuée pour chaque salarié nouvellement embauché.